A partir de hoje a comunidade acadêmica do IFAL passou a utilizar o módulo de Protocolo de Processos e Documentos do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos – SIPAC.

O módulo de Protocolo entra em produção substituindo o sistema legado do IFAL que era utilizado desde 2008. Semelhante ao que foi feito em outras instituições, também foi realizada a migração de dados e os processos e suas respectivas movimentações eletrônicas foram migrados para o SIPAC, permitindo os usuários a trabalharem com processos novos e antigos no SIPAC. Mais de 40.000 processos foram migrados e em torno de 200.000 movimentações de processos.

O sistema legado de protocolo do IFAL era bem simples, permitindo apenas o registro e tramitação de processos protocolados.

O módulo de Protocolo do SIPAC fornece muito mais possibilidades. Além do cadastro e registro da tramitação eletrônica de processos, permite protocolar e tramitar também documentos, que podem ser posteriormente autuados, virando processos.

O registro da tramitação pode ser facilitado através do uso de um leitor de código de barras, dando maior agilidade ao trabalho dos setores. Também é possível registrar despachos eletrônicos, juntadas por apensação ou anexação de processos, arquivamento de processos e documentos, bem como estão disponíveis vários relatórios gerenciais.

Outras funcionalidades bem interessantes são as referentes aos memorandos eletrônicos. O sistema permite que os memorandos sejam enviados eletronicamente para as chefias das unidades, eliminando a necessidade de sua impressão e permitindo a economia de papel. A assinatura pelo servidor responsável é substituída pela autenticação eletrônica. Além disso, o sistema permite que os memorandos sejam respondidos e encaminhados também de forma eletrônica.