Em apenas 07 meses desde o início da implantação do SIPAC na Universidade Federal de Lavras (UFLA), a universidade avançou bastante na disponibilização de vários módulos em produção e em um curto espaço de tempo. Iniciou garantindo que as requisições de materiais para novas compras fossem informatizadas via SIPAC e seguiu com a implantação dos módulos de Compras e Licitações, permitindo toda a formalização do processo, registro de propostas e ganhadores via sistema. Além disso, também foi implantado o módulo de Protocolo, que permite toda a gestão de processos, documentos e memorandos eletrônico.

Recentemente, a UFLA começou a homologar as atas de pregões de registro de preços no SIPAC, através da disponibilização do módulo de Registro de Preços. Registro de Preços é uma forma simplificada de contratação, precedida de licitação nas modalidades Concorrência ou Pregão. O prazo para manter registrados os preços dos materiais ou serviços é de até 12 meses, contados a partir da data de assinatura da Ata de Registro de Preços, podendo ser revisados a cada 90 dias. (fonte: http://www.comprasnet.gov.br/). As vantagens dessa modalidade são a agilidade e segurança na contratação, economia, redução do número de licitações, além da transparência do processo. Geralmente é utilizada para aquisições de materiais, produtos ou gêneros de consumo contínuo e de grande volume (fonte: http://www.trinite.com.br). Outra vantagem é que a empresa ganhadora se compromete a fornecer todo o material e a instituição não tem obrigação de comprar toda a quantidade solicitada.

A Diretoria de Gestão de Materiais já havia iniciado o processo de homologação de atas de registro de preços no SIPAC, mas, oficialmente, no dia 4 de novembro às 9 horas, foi realizada uma reunião e a disponibilização de um tutorial para auxiliar os requisitantes a realizarem a solicitação de materiais desses pregões eletrônicos homologados.

Com as novas atas de registros de preços presentes no SIPAC, as solicitações para empenho dessas atas também passaram a ser informatizadas, através da funcionalidade “Solicitar Material a um Registro de Preços”. Um ponto importante na UFLA, é que para realizar essa solicitação, o sistema permite o controle orçamentário dos centros de custo requisitantes. Isso permite que os gestores das unidades requisitantes controlem corretamente o que se está gastando com compras de materiais. Para isso, foi implantado o módulo de Orçamento, que permitiu a distribuição de orçamento entre seus centros de custos. Desse modo, os usuários do sistema serão capaz de solicitar os materiais a serem empenhados utilizando diretamente o orçamento disponível em sua unidade.