A Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) da Universidade Federal de Roraima (UFRR) em conjunto com o setor de Protocolo inicia os trâmites para em breve disponibilizar o Módulo Protocolo do SIPAC.

A data de liberação do mesmo ainda será definida e divulgada.

O Sistema de Protocolos é parte do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC). O objetivo é auxiliar a gestão documental na instituição, abrangendo o controle de Processos, Documentos e Memorandos Eletrônicos com informações de registro, conteúdo, tramitações e despachos.

A finalidade é possibilitar o registro de processos de protocolo, documentos e memorandos eletrônicos, auxiliar operações básicas de autuação, despacho, tramitação entre unidades e arquivamento.

Um processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos. Ele reúne um conjunto de informações que tramitam por várias unidades ao longo do seu desenvolvimento. Cada unidade envolvida tem a possibilidade de incrementar informações no processo.

Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. Também podem receber despachos e serem tramitados entre unidades. O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público.

Visando agilizar as atividades a Coordenação de Sistemas de Informação solicita que os Gestores das unidades enviem através do e-mail institucional de sua unidade, para o email: csi@ufrr.br, o nome completo do servidor de sua unidade que ficará responsável por enviar e receber processos e documentos pelo sistema, caso o servidor venha a ser terceirizado ou bolsista deverá ser encaminhado os dados nome completo, cpf, data de nascimento, e-mail, unidade.

Fonte: http://ufrr.br/noticias/2554