Em junho deste ano o módulo de Protocolo passou a operar com a totalidade de suas funções no Instituto Federal de Santa Catarina (IFSC).     O módulo faz parte do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) e possui as funcionalidades de memorandos, documentos e processos.

O módulo de Protocolo atua na comunicação interna entre as várias unidades do Instituto, sendo fundamental para o gerenciamento da gestão documental. O módulo possibilita a administração e registro dos processos de protocolo, documentos e memorandos. Além de auxiliar em operações básicas de autuação, despacho, tramitação entre unidades e arquivamento.

A pedido do Instituto a implantação do módulo foi dividida em duas fases. Em um primeiro momento, apenas as funcionalidades de memorandos eletrônicos foram disponibilizadas, para que em seguida fosse habilitado o uso das funcionalidades relativas a processos e documentos no sistema. Jaime Miranda, Coordenador de Sistemas de Informação no IFSC, diz que o módulo proporcionou “agilidade na tramitação de documentos e comunicação entre setores, além da redução no uso de folhas de papel”, comenta ainda que ” passada a fase turbulenta da mudança, hoje os usuários conseguem desempenhar suas atividades perfeitamente bem com o sistema. Quase não há pedidos de suporte”.