Existe um grande desafio na gestão pública no momento de implantar novos sistemas de informação ou mesmo aplicar mudanças significativas nos processos operacionais ou mesmo nas rotinas administrativas, devido a vários fatores que impedem a otimização do trabalho, seja pelo excesso de burocracia ou mesmo a existência de vários subsistemas que muitas vezes não conversam entre si.

Até 2011, dentro da UFPI, existiam vários sistemas departamentalizados que proviam serviços essenciais para os diversos segmentos desta universidade. Sendo que um dos maiores esforços eram direcionados para o sistema acadêmico que controlava a graduação e pós-graduação. Mesmo com um grande esforço e dedicação da equipe de tecnologia, era difícil garantir a integração de todas as bases e ainda fazer integração com os sistemas federais, o que muitas vezes demandava um árduo trabalho manual para garantir o pleno funcionamento dos sistemas internos e externos.

Ainda em 2011, surgiu a ideia da implantação de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) que permitesse a integração de todos os serviços acadêmicos, administrativos, de recursos humanos, financeiros, patrimônio, controle de processos bem como tantos outros sistemas historicamente “departamentalizados” divididos e distribuídos por muitos setores e divisões sem uma integração única de base de dados.

A implantação de um ERP requer um grande esforço para muitas atividades críticas como por exemplo, o processo de análise dos sistemas legados existentes, o projeto de infraestrutura e de migração de dados, o processo de revisão e adaquações das normas da universidade, entre outros, traria um esforço colossal tanto para a equipe de T.I, quanto para as equipes de administração e áreas fins da UFPI. Tamanha a magnitude desta universidade que possui cinco Campi (Teresina, Parnaíba, Picos, Floriano e Bom Jesus), mais 90 cursos de graduação, mais de 40 cursos de pós-graduação (mestrado e doutorado), mais de 50 cursos de especialização, mais de 30 mil alunos presenciais, mais de 10 mil alunos EAD, mais de 1800 professores e mais de 2000 servidores técnicos administrativos mostra a complexidade de tal implatação. Com isso, o impacto e o risco de um projeto desse nível seria muito grande para ser suportado apenas pela equipe interna da UFPI.

Dentro desse contexto, foram feitos estudos, em 2011, pela Diretoria do NTI e a a Coordenação de Sistemas da época e foi escolhido um ERP específico já consolidado e em produção na UFRN (Universidade Federal do Rio Grande Norte). A plataforma escolhida foi a plataforma SIG.

Devido ao grande desafio deste novo projeto, passado os trâmites burocráticos e administrativos legais foi feito um contrato junto a E-SIG (Empresa de Software parceira). Além disso, também foi feita uma cooperação técnica junto a Sinfo (UFRN) para viabilizar o projeto para a implantação do SIGAA, SIGRH, SIPAC e SigAdmin, e também um planejamento de expansão da equipe técnica do NTI e toda infraestrutura necessária para garantir o sucesso desse projeto.

Além da equipe tecnica do NTI, foi de fundamental importância a participação da equipe técnica da E-SIG, visto que eles nos apoiaram na preparação do ambiente, migração de dados, implantação, customização e sustentação dos módulos. Além das visitas técnicas para a realização de apresentações e explanação de funcionamento de módulos, fluxos operacionais e administrativos, disponibilização e suporte necessário para os ambientes de treinamento, homologação e produção da plataforma.

O contrato teve duração de 5 anos e nunca tivemos nenhum problema junto a E-Sig, pelo contrário, a empresa tem excelentes profissionais, um excelente processo de apoio e execução de projetos, sempre fazíamos reuniões semanais, mensalmente recebíamos um pacote de relatórios com todas as reuniões, acordos e acompanhamentos da execução do projeto, bem como relatórios técnicos detalhados informando as mudanças que foram realizadas. Além disso, sempre que necessário, também tínhamos apoio local.

Ao final do contrato conseguimos implantar mais 35 módulos integrados ao SIGAA, SIGRH, SIPAC e SIGAdmin em pleno funcionamento.

A implantação da plataforma SIG foi um marco na administração da UFPI, pois conseguimos organizar, conseguimos melhorar nossos processos, vários setores se tornaram mais ágeis e eficientes e são muitos os elogios que a equipe de tecnologia da UFPI recebe após a implantação dessa plataforma.

Com isso, posso garantir que a parceria realizada junto a E-SIG foi de fundamental importância para o sucesso desse projeto.

Um grande abraço a todos que fazem parte da E-SIG.