O Sistema de Gestão de Documentos (Prodoc), que permite a produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações em ambiente digital, completou cinco anos de uso pelo Governo do Estado do Amapá e alcançou a marca de 908.909 documentos e processos cadastrados, impactando diretamente na administração pública.

O Prodoc foi criado pelo Centro de Gestão da Tecnologia da Informação (Prodap), em 2017. E aumentou de 20 para 66 o número de instituições no Amapá que aderiram ao sistema, entre eles, órgãos públicos, autarquias e conselhos do Estado. A ferramenta auxilia na continuidade dos serviços mesmo em período de pandemia. Até o momento, são 9.051 usuários cadastrados. A média é de 2.380 processos tramitados por dia.

Com base em dados de sustentabilidade do portal QualiSign, a utilização do sistema Prodoc fez o Governo do Amapá preservar aproximadamente 599 árvores, economiza 149.940 kwm de energia e 1.499.400 de litros de água, entre janeiro de 2020 a abril de 2021. E a estimativa é gerar uma economia anual de mais de R$ 17 milhões em uso de papel.

No ano de 2021, o Prodoc ganhou também novas funcionalidades, como por exemplo, a opção de assinatura eletrônica nos anexos de documentos, despachos e processos. Outra mudança foi às diversas requisições que eram feitas de maneira física, e agora, passaram a ser realizadas de forma digital. Além da padronização de documentos que foi feita baseada no manual da Secretaria de Estado da Administração (Sead).

Nota: A ESIG Software mantém uma parceria com o PRODAP no desenvolvimento do PRODOC desde 2018, mantendo e evoluindo o sistema de acordo com as necessidades do estado do Amapá. 

Fonte da matéria: Portal do Governo do Estado do Amapá. 
Foto: Sidney Cardoso